Jawaban singkat
Invoice adalah dokumen dari penjual yang menagih pembayaran atas barang atau jasa: isinya nomor invoice, identitas penjual dan pembeli, rincian pesanan, total, dan jatuh tempo. Bedanya dengan kuitansi: invoice meminta uang, kuitansi membuktikan uang sudah diterima. Di bawah ini ada contoh invoice yang bisa Anda salin dan hitung dalam Rupiah untuk usaha kecil.
Banyak pemilik usaha baru tahu pentingnya invoice setelah pelanggan "lupa" membayar. Artikel ini menjelaskan pengertian invoice, isi yang perlu ada, template teks yang bisa langsung dipakai, dan kapan Anda perlu memikirkan meterai atau faktur pajak.
Poin penting
- Invoice = tagihan, kuitansi = bukti terima uang. Keduanya sering diterbitkan berurutan untuk satu transaksi yang sama.
- Invoice yang jelas memuat nomor, tanggal, identitas dua pihak, rincian, total, cara bayar, dan jatuh tempo.
- Dokumen yang menyebut penerimaan uang lebih dari Rp 5.000.000 menjadi objek bea meterai Rp 10.000, menurut Direktorat Jenderal Pajak.
- Faktur pajak adalah dokumen lain. Kewajiban menerbitkannya melekat pada pengusaha yang sudah menjadi PKP, bukan pada setiap penjual kecil.
- Template di bawah ini bisa Anda salin ke WhatsApp, Google Docs, atau Excel hari ini juga.
Pengertian invoice
Invoice (dalam bahasa Indonesia sering disebut faktur penjualan atau tagihan) adalah dokumen yang diterbitkan penjual kepada pembeli untuk meminta pembayaran. Penjual mencatatnya sebagai piutang sampai uangnya masuk. Pembeli memakainya sebagai dasar membayar dan membuat catatan pengeluaran.
Artikel detikEdu menggambarkannya sebagai permintaan pembayaran dari penjual, sedangkan kuitansi adalah tanda bahwa pembayaran sudah diterima. Paper.id menjelaskan pembedanya dari sisi waktu: invoice terbit sebelum atau sekitar pengiriman barang atau jasa, kuitansi terbit setelah pembayaran lunas.
| Dokumen | Fungsinya | Kapan dibuat |
|---|---|---|
| Invoice | Menagih pembayaran | Sebelum atau saat barang/jasa diserahkan |
| Kuitansi | Bukti uang sudah diterima | Setelah pembayaran |
| Nota / struk | Catatan transaksi tunai di tempat | Saat transaksi |
| Faktur pajak | Dokumen perpajakan untuk transaksi kena PPN | Diterbitkan oleh PKP |
Tabel di atas adalah ringkasan kami dari sumber yang tercantum di akhir artikel. Istilah invoice dan faktur memang sering dipakai bergantian dalam percakapan usaha sehari-hari.
Isi invoice yang perlu ada
Sumber yang kami baca menyebut format yang berbeda-beda, dan OttoPay sendiri menulis bahwa tidak ada format baku. Namun komponen berikut muncul di hampir semua rujukan:
- Judul "INVOICE" dan nomor invoice yang unik, misalnya INV/2026/10/001.
- Tanggal terbit dan tanggal jatuh tempo.
- Identitas penjual: nama usaha, alamat, nomor WhatsApp, dan rekening.
- Identitas pembeli: nama dan alamat atau nomor telepon.
- Rincian pesanan: nama barang atau jasa, jumlah, harga satuan, dan jumlah per baris.
- Total tagihan, termasuk ongkos kirim, diskon, dan pajak jika ada.
- Cara pembayaran: nama bank, nomor rekening, atas nama siapa.
- Syarat: denda keterlambatan atau uang muka, jika Anda memakainya.
Satu catatan dari kami: nomor invoice yang berurutan memudahkan Anda mencari tagihan yang belum dibayar. Dua pelanggan tidak boleh memegang nomor yang sama.
Contoh invoice dalam Rupiah untuk usaha kecil
Contoh berikut ilustrasi (bukan klien nyata): sebuah kafe di Gading Serpong menerima pesanan nasi kotak untuk rapat kantor. Perhatikan bagaimana angkanya dihitung.
| Rincian | Jumlah | Harga satuan | Subtotal |
|---|---|---|---|
| Nasi kotak ayam bakar | 50 | Rp 35.000 | Rp 1.750.000 |
| Es teh botol | 50 | Rp 6.000 | Rp 300.000 |
| Ongkos kirim | 1 | Rp 100.000 | Rp 100.000 |
Total tagihan: Rp 1.750.000 + Rp 300.000 + Rp 100.000 = Rp 2.150.000. Kafe meminta uang muka 50%, yaitu Rp 1.075.000, dan sisanya Rp 1.075.000 dilunasi saat pesanan diantar.
50 × Rp 35.000
50 × Rp 6.000
1 × Rp 100.000
Sumber: contoh ilustrasi, bukan data klien nyata
Template teks yang bisa Anda salin
Salin blok ini ke WhatsApp, Google Docs, atau lembar Excel, lalu ganti isinya:
INVOICE
No. Invoice : INV/2026/10/001
Tanggal : 10 Oktober 2026
Jatuh tempo : 17 Oktober 2026
Dari : [Nama usaha Anda] · [alamat] · [no. WhatsApp]
Untuk : [Nama pembeli] · [alamat atau no. telepon]
Rincian
1. [Nama barang/jasa] [jumlah] x Rp [harga] = Rp [subtotal]
2. [Nama barang/jasa] [jumlah] x Rp [harga] = Rp [subtotal]
3. Ongkos kirim = Rp [biaya]
Total tagihan : Rp [total]
Uang muka : Rp [DP] (sudah diterima / belum)
Sisa tagihan : Rp [sisa]
Pembayaran ke : [Nama bank] [no. rekening] a.n. [nama pemilik]
Catatan : Mohon kirim bukti transfer ke [no. WhatsApp].
Isi invoice ini boleh Anda kirim lewat WhatsApp sebagai teks atau PDF. Yang penting pembeli bisa membaca total, tanggal jatuh tempo, dan nomor rekening tanpa bertanya lagi.
Meterai dan faktur pajak: kapan perlu dipikirkan
Dua istilah ini sering membuat pemilik usaha ragu. Berikut yang kami temukan di halaman resmi Direktorat Jenderal Pajak (dicek 10 Oktober 2026).
Bea meterai. Tarifnya Rp 10.000 per dokumen sejak 1 Januari 2021. Halaman DJP menyebut dokumen yang menyatakan jumlah uang lebih dari Rp 5.000.000 dan yang menyebutkan penerimaan uang, atau berisi pengakuan bahwa utang sudah dilunasi, termasuk objek bea meterai. Artinya kuitansi pelunasan bernilai besar lebih mungkin memerlukan meterai daripada invoice tagihan kecil. Contoh nasi kotak di atas bernilai Rp 2.150.000, jadi di bawah ambang tersebut.
Faktur pajak dan PKP. Artikel DJP (26 Maret 2021) menyebut wajib pajak dengan omzet atau peredaran bruto dalam satu tahun buku mencapai Rp 4,8 miliar diwajibkan menjadi Pengusaha Kena Pajak (PKP), merujuk PMK-197/PMK.03/2013. Karena itu, penjual kecil dengan omzet di bawah angka tersebut umumnya tidak otomatis menerbitkan faktur pajak. Aturan bisa berubah, jadi pastikan lagi ke sumber resmi sebelum Anda mengandalkan angka ini. Catatan penjualan dari invoice juga berguna saat mengisi omzet di SPT, lihat cara lapor SPT Tahunan di Coretax.
Baca jugaHarga jasa digital marketing 2026Cara membaca penawaran agensi dan menghitung total uang keluar per bulan, termasuk fee jasa dan budget iklan.Kesalahan yang sering terjadi
Jika tidak berhasil
Pembeli bilang belum menerima tagihan
Kemungkinan penyebab: Invoice dikirim tanpa nomor dan tanggal jatuh tempo, sehingga tercampur dengan chat lain
Solusi: Kirim ulang sebagai pesan terpisah dengan judul INVOICE, nomor unik, dan tanggal jatuh tempo yang jelas
Pembayaran masuk tapi tidak jelas untuk invoice yang mana
Kemungkinan penyebab: Nomor invoice tidak dicantumkan di catatan transfer
Solusi: Minta pembeli menulis nomor invoice saat transfer, dan cantumkan permintaan itu di bagian catatan
Pembeli memotong atau menolak total tagihan
Kemungkinan penyebab: Rincian tidak jelas sehingga pembeli merasa ada biaya tambahan
Solusi: Tulis ongkos kirim, diskon, dan uang muka sebagai baris sendiri, bukan digabung dalam satu angka
Bingung perlu kuitansi atau tidak setelah pembayaran lunas
Kemungkinan penyebab: Invoice dan kuitansi dianggap sama
Solusi: Buat kuitansi setelah uang diterima sebagai bukti lunas, dan simpan salinannya bersama invoice
Pertanyaan yang sering ditanyakan
Apa beda invoice dan kuitansi? Invoice adalah dokumen penjual untuk menagih pembayaran dan terbit sebelum atau sekitar penyerahan barang atau jasa. Kuitansi adalah bukti bahwa uang sudah diterima dan terbit setelah pembayaran.
Apa nama bukti pembayaran? Bukti pembayaran umumnya berupa kuitansi, nota atau struk, dan bukti transfer bank. Invoice sendiri adalah tagihan, bukan bukti bahwa Anda sudah membayar.
Bagaimana cara membuat invoice sendiri? Tulis judul INVOICE, nomor unik, tanggal, identitas penjual dan pembeli, rincian barang atau jasa, total, dan cara pembayaran. Anda bisa menyalin template di artikel ini ke WhatsApp, Google Docs, atau Excel.
Apakah invoice perlu meterai? Menurut halaman Direktorat Jenderal Pajak, dokumen yang menyebutkan penerimaan uang lebih dari Rp 5.000.000 menjadi objek bea meterai Rp 10.000. Untuk kasus tertentu, konfirmasikan ke kantor pajak atau akuntan Anda.
Baca juga
- Contoh SOP coffee shop: SOP kasir dan tutup kafe agar kas dan tagihan tercatat rapi.
- Harga jasa digital marketing 2026: cara membaca penawaran dan menghitung total uang keluar per bulan.
- Contoh surat penawaran barang dan jasa: template penawaran yang dikirim sebelum Anda menerbitkan invoice.
- Ukuran F4 di Canva: atur halaman F4 sebelum invoice dicetak.
- Prompt ChatGPT untuk jualan: template caption dan balasan chat untuk usaha kecil.
- Cara daftar TikTok Shop 2026: jika Anda ingin menerima pembayaran lewat marketplace.
- Paket Dapur Online untuk usaha kuliner yang ingin tampil lebih rapi di GoFood, GrabFood, dan ShopeeFood.
- Usaha modal kecil: ide, kisaran modal, dan cara menghitung titik balik sebelum Anda mulai menagih pelanggan.
Sumber
- Direktorat Jenderal Pajak — Bea Meterai · diakses 10 Oktober 2026
- Direktorat Jenderal Pajak — Batasan Omzet Pengusaha Kena Pajak Turun, Urgensinya Apa? · diakses 10 Oktober 2026
- Paper.id — Invoice vs Kwitansi, 5 Perbedaan · diakses 10 Oktober 2026
- detikEdu — Apa Itu Invoice? · diakses 10 Oktober 2026
- OttoPay — Apa Itu Invoice? · diakses 10 Oktober 2026
- Volopay — Invoice Adalah: Definisi, Jenis, dan Alur Pemrosesannya · diakses 10 Oktober 2026
