Contoh Surat Penawaran Barang dan Jasa (Template Siap Pakai)

Banyak contoh surat penawaran di internet hanya berupa kerangka kosong. Artikel ini memberi dua template yang bisa langsung diisi, satu contoh hitungan lengkap untuk usaha kecil, dan daftar kesalahan yang membuat penawaran tidak dibalas.

Apa itu surat penawaran dan kapan dipakai

Surat penawaran adalah surat dari penjual kepada calon pembeli yang berisi tawaran barang atau jasa beserta harga dan ketentuannya. Dalam proyek atau tender, bentuk ini sering disebut Surat Penawaran Harga (SPH). Surat ini berbeda dari invoice: surat penawaran mengajak calon pembeli, invoice menagih setelah pembeli setuju.

Kalau Anda ingin contoh tagihannya, baca contoh invoice untuk usaha kecil.

Bagian yang harus ada dalam surat penawaran

Tidak ada format baku, tetapi sumber yang kami baca memuat urutan yang hampir sama. Berikut susunan yang kami anjurkan, termasuk dua bagian yang jarang dibahas contoh lain.

1. Kop surat: nama usaha, alamat, nomor WhatsApp, email.
2. Nomor, tanggal, lampiran, dan perihal (misalnya "Penawaran Harga Nasi Kotak").
3. Penerima: nama, jabatan, dan perusahaan.
4. Paragraf pembuka yang singkat: siapa Anda dan apa yang Anda tawarkan.
5. Tabel rincian: nama barang atau jasa, jumlah, harga satuan, subtotal.
6. Syarat: ongkos kirim, uang muka, jangka pembayaran, estimasi pengerjaan atau pengiriman.
7. Masa berlaku penawaran, misalnya 14 hari sejak tanggal surat. Ini melindungi Anda kalau harga bahan berubah.
8. Penutup, tanda tangan, dan nama jelas.

Template surat penawaran barang

Salin blok ini, lalu ganti isi dalam kurung siku:

[Nama Usaha Anda]
[Alamat] · [No. WhatsApp] · [Email]

No.      : 012/PNW/X/2026
Tanggal  : [Tanggal surat]
Lampiran : -
Perihal  : Penawaran Harga [nama barang]

Kepada Yth.
[Nama penerima], [Jabatan]
[Nama perusahaan]
di tempat

Dengan hormat,

Kami [Nama Usaha Anda], penyedia [jenis barang]. Bersama surat ini kami
menawarkan barang berikut untuk kebutuhan [perusahaan/acara penerima]:

No | Barang        | Jumlah | Harga satuan | Subtotal
1  | [Barang 1]    | [..]   | Rp [..]      | Rp [..]
2  | [Barang 2]    | [..]   | Rp [..]      | Rp [..]
   | Ongkos kirim  | 1      | Rp [..]      | Rp [..]
                              Total        : Rp [..]

Syarat:
- Pembayaran : [uang muka x%, sisanya saat barang diterima]
- Pengiriman : [x] hari kerja setelah pembayaran uang muka
- Masa berlaku penawaran : 14 hari sejak tanggal surat ini
- Harga [sudah / belum] termasuk PPN

Besar harapan kami agar penawaran ini dapat diterima. Silakan hubungi
[Nama] di [No. WhatsApp] jika Anda membutuhkan penjelasan lebih lanjut.

Hormat kami,

[Tanda tangan]
[Nama jelas]
[Jabatan]

Template surat penawaran jasa

Untuk jasa, ganti kolom barang dengan lingkup pekerjaan dan tambahkan jadwal:

Perihal : Penawaran Jasa [nama jasa]

Lingkup pekerjaan:
1. [Pekerjaan 1]  : Rp [..]
2. [Pekerjaan 2]  : Rp [..]
Total biaya       : Rp [..]

Jadwal    : mulai [tanggal], selesai maksimal [x] hari kerja
Revisi    : [jumlah] kali revisi sudah termasuk
Pembayaran: [50%] di awal, [50%] setelah pekerjaan selesai
Masa berlaku penawaran : 14 hari sejak tanggal surat ini

Jangan lupa menulis apa yang tidak termasuk, misalnya biaya cetak atau budget iklan. Pembeli yang kecewa karena "ternyata ada biaya lain" jarang memberi kesempatan kedua.

Contoh hitungan Rupiah untuk usaha kecil

Contoh berikut ilustrasi (bukan klien nyata): sebuah kafe di Gading Serpong menawarkan paket konsumsi rapat kepada sebuah kantor.

Total penawaran: Rp 1.400.000 + Rp 320.000 + Rp 160.000 + Rp 80.000 = Rp 1.960.000, atau Rp 49.000 per porsi termasuk ongkos kirim. Dengan uang muka 50%, pembeli membayar Rp 980.000 di awal dan Rp 980.000 saat pesanan diantar.

Cara mengirim dan menindaklanjuti penawaran

1. Simpan sebagai PDF

   Ubah dokumen Word atau Google Docs menjadi PDF supaya format tidak bergeser di HP penerima.

2. Kirim lewat email atau WhatsApp

   Email lebih resmi untuk perusahaan. WhatsApp lebih cepat dibaca, jadi sertakan satu kalimat pengantar.

3. Tulis tanggal tindak lanjut

   Catat tanggal dua sampai tiga hari setelah pengiriman untuk menanyakan apakah surat sudah diterima.

4. Siapkan jawaban tawar-menawar

   Tentukan lebih dulu batas diskon terendah Anda sebelum penerima membalas.

Pajak: apakah perlu mencantumkan PPN

Halaman Direktorat Jenderal Pajak (dicek 15 Oktober 2026) menyebut wajib pajak dengan omzet atau peredaran bruto dalam satu tahun buku mencapai Rp 4,8 miliar diwajibkan menjadi Pengusaha Kena Pajak (PKP), merujuk PMK-197/PMK.03/2013. Karena itu penjual kecil di bawah angka tersebut umumnya tidak memungut PPN. Kalau Anda sudah PKP, tulis dengan jelas apakah harga sudah atau belum termasuk PPN, dan tanyakan tarif yang berlaku ke kantor pajak atau akuntan Anda.

Kesalahan yang membuat penawaran tidak dibalas

Pertanyaan yang sering ditanyakan

Apa itu surat penawaran? Surat penawaran adalah surat dari penjual kepada calon pembeli yang menawarkan barang atau jasa beserta harga dan syaratnya.

Apa isi surat penawaran barang? Nomor dan tanggal surat, identitas penerima, tabel rincian barang dan harga, syarat pembayaran dan pengiriman, masa berlaku penawaran, serta penutup dan tanda tangan.

Apa bedanya surat penawaran dan invoice? Surat penawaran menawarkan harga sebelum ada kesepakatan. Invoice menagih pembayaran setelah pembeli setuju memesan.

Berapa lama masa berlaku surat penawaran? Tidak ada aturan baku. Banyak penjual memakai 7 sampai 14 hari agar harga tetap sesuai dengan biaya bahan dan stok.

Baca juga

• Contoh SOP coffee shop: template buka, tutup, dan kasir untuk kafe yang baru mulai menerima pesanan kantor.
• Contoh invoice untuk usaha kecil: template tagihan setelah penawaran disetujui.
• Ukuran F4 di Canva: atur halaman F4 sebelum surat penawaran dicetak.
• Harga jasa digital marketing 2026: cara membaca penawaran agensi.
• Usaha modal kecil: ide dan hitungan modal sebelum Anda menawarkan produk.
• Paket Ramai untuk usaha lokal yang ingin konten dan Google Maps terurus.