Contoh Invoice Penagihan yang Sopan dan Siap Pakai

Mengirim invoice itu mudah. Yang sulit adalah menagih ketika jatuh tempo lewat tapi pembeli diam, tanpa merusak hubungan baik.

Artikel ini memberi template invoice penagihan, lalu urutan pesan pengingat yang sopan untuk tiap tahap keterlambatan. Catatan meterai kami baca langsung dari halaman Direktorat Jenderal Pajak (dicek 21 Oktober 2026).

Isi invoice penagihan yang perlu ada

Invoice penagihan pada dasarnya sama dengan invoice biasa. Bedanya, ia dipakai untuk meminta pembayaran yang sudah jatuh tempo atau hampir jatuh tempo, jadi informasinya harus cukup untuk dibayar tanpa bertanya lagi. Dasar umum invoice, kuitansi, dan nota dijelaskan di invoice untuk usaha kecil.

Untuk tagihan DP dan pelunasan, pakai alur di contoh invoice DP. Template di artikel ini untuk tagihan yang berdiri sendiri.

Template invoice penagihan yang bisa Anda salin

Salin ke WhatsApp, Google Docs, atau Excel, lalu ganti bagian dalam tanda kurung:

INVOICE PENAGIHAN
No. Invoice  : INV/2026/10/021
Tanggal      : 21 Oktober 2026
Jatuh tempo  : 4 November 2026

Dari  : [Nama usaha] · [alamat] · [no. WhatsApp]
Untuk : [Nama pembeli] · [alamat atau no. telepon]

Rincian
1. Katering rapat 40 porsi × Rp 45.000 : Rp 1.800.000
2. Ongkos kirim                         : Rp 150.000

TOTAL TAGIHAN : Rp 1.950.000

Pembayaran ke : [Nama bank] [no. rekening] a.n. [nama pemilik]
Catatan : Mohon cantumkan nomor invoice saat transfer
          dan kirim bukti transfer ke [no. WhatsApp].

Angka di atas hanya contoh. Ganti dengan pesanan Anda.

Urutan pesan pengingat: H-3 sampai H+14

Pesan yang bertahap menjaga hubungan baik. Banyak pembeli sebenarnya lupa, bukan menghindar. Pesan pertama yang ramah biasanya sudah cukup.

Tahap dan tanggal di tabel adalah saran kami, bukan aturan hukum. Sesuaikan dengan kebiasaan usaha dan perjanjian Anda.

Template WhatsApp tiap tahap

H-3 (sebelum jatuh tempo):

Halo Kak [Nama], salam dari [Nama usaha]. Kami ingatkan
invoice INV/2026/10/021 sebesar Rp 1.950.000 jatuh tempo
4 November 2026. Rekening ada di invoice. Terima kasih!

H+1 (sehari setelah jatuh tempo):

Halo Kak [Nama]. Invoice INV/2026/10/021 (Rp 1.950.000)
jatuh tempo kemarin. Mungkin sudah dibayar dan belum
tercatat? Kalau sudah, boleh kirim bukti transfernya.
Terima kasih, Kak.

H+3 (meminta kepastian):

Halo Kak [Nama], kami masih menunggu pembayaran invoice
INV/2026/10/021 sebesar Rp 1.950.000. Kapan kira-kira
bisa kami terima? Kalau ada kendala, kabari kami supaya
kita cari jalan keluarnya.

H+7 (tegas, tetap sopan):

Halo Kak [Nama]. Invoice INV/2026/10/021 (Rp 1.950.000)
sudah lewat 7 hari dari jatuh tempo. Mohon pembayaran
paling lambat [tanggal]. Jika belum bisa, mohon konfirmasi
hari ini agar kami bisa mengatur tindak lanjut sesuai
kesepakatan awal. Terima kasih atas pengertiannya.

Kalau Anda menagih banyak pelanggan sekaligus, pilih jalur pesan yang tepat; pembahasannya ada di contoh pesan broadcast WhatsApp. Untuk tagihan, kirim pesan personal ke masing-masing pembeli, bukan broadcast.

Contoh hitungan: piutang yang telat di sebuah katering

Contoh berikut ilustrasi (bukan klien nyata): katering rumahan di Gading Serpong punya empat invoice yang belum dibayar pada akhir bulan.

Totalnya Rp 9.150.000 yang tertahan. Dengan urutan telat di atas, Anda langsung tahu pesan mana yang perlu dikirim ke siapa.

Catat setiap invoice dalam satu daftar sederhana (nomor, nominal, jatuh tempo, status). Daftar ini bisa Anda jadikan prosedur tetap; kerangkanya ada di contoh SOP perusahaan.

Langkah menagih dengan sopan

1. Cantumkan jatuh tempo di penawaran

   Tulis batas bayar sejak awal, misalnya di surat penawaran, supaya penagihan nanti punya dasar.

2. Kirim invoice segera setelah pekerjaan selesai

   Makin cepat invoice terbit, makin cepat jatuh tempo dihitung.

3. Kirim pengingat H-3

   Pesan ramah sebelum jatuh tempo mengurangi lupa bayar.

4. Tagih bertahap setelah jatuh tempo

   Mulai dari H+1, lalu H+3 dan H+7 dengan nada makin jelas.

5. Catat hasilnya

   Tulis tanggal pesan, jawaban pembeli, dan janji bayar, supaya Anda tidak mengulang pertanyaan yang sama.

Meterai pada tagihan dan bukti bayar

Halaman DJP menyebut tarif bea meterai Rp 10.000 per dokumen. Dokumen yang menyatakan jumlah uang lebih dari Rp 5.000.000 dan menyebutkan penerimaan uang, atau berisi pengakuan bahwa utang telah dilunasi atau diperhitungkan, termasuk objek bea meterai. Karena itu, bukti terima pelunasan di atas Rp 5.000.000 lebih mungkin memerlukan meterai daripada invoice tagihan yang hanya meminta bayar. Contoh tagihan Rp 1.950.000 di atas berada di bawah batas tersebut.

Kesalahan yang sering membuat tagihan macet

Pertanyaan yang sering ditanyakan

Apa itu invoice penagihan? Invoice penagihan adalah invoice yang dikirim penjual untuk meminta pembayaran atas barang atau jasa, memuat rincian pesanan, total, rekening, dan tanggal jatuh tempo.

Kapan sebaiknya mengirim pengingat tagihan? Tidak ada aturan baku. Saran kami: pengingat ramah H-3 sebelum jatuh tempo, lalu H+1, H+3, dan H+7 dengan nada makin jelas, sesuai kesepakatan dengan pembeli.

Bagaimana cara menagih lewat WhatsApp dengan sopan? Sebut nama pembeli, nomor invoice, nominal, dan jatuh tempo. Tanyakan dulu apakah ada kendala, lalu minta kepastian tanggal bayar. Hindari nada menuduh di pesan pertama.

Apakah invoice penagihan perlu meterai? Menurut DJP, dokumen yang menyebut penerimaan uang lebih dari Rp 5.000.000 termasuk objek bea meterai Rp 10.000. Cek jenis dokumen Anda ke kantor pajak atau akuntan.

Baca juga

• Invoice adalah: pengertian dan contoh: dasar invoice, kuitansi, dan nota.
• Contoh invoice DP: tagihan uang muka dan pelunasan.
• Contoh surat penawaran: tempat menulis jatuh tempo sejak awal.
• Contoh pesan broadcast WhatsApp: kapan memakai broadcast, kapan pesan personal.
• Contoh SOP perusahaan: ubah alur penagihan menjadi prosedur tetap.